SRC GROUP PROJE ANONİM ŞİRKETİ
İşbu Kişisel Verilerin Saklanması ve İmha Politikası, SRC GROUP PROJE ANONİM ŞİRKETİ tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması, silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesine ilişkin uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında kişisel verilerin hukuka uygun şekilde muhafaza edilmesi ve gerekli şartların oluşması halinde imha edilmesine ilişkin şirket uygulamalarının temel çerçevesini oluşturur.
Bu Politika; SRC GROUP PROJE ANONİM ŞİRKETİ çalışanları, çalışan adayları, stajyerler, müşteriler, potansiyel müşteriler, tedarikçiler, iş ortakları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ilişkin olarak işlenen kişisel verileri kapsar.
Şirket tarafından yönetilen veya şirket faaliyetleri kapsamında kullanılan elektronik ve elektronik olmayan kayıt ortamlarında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri bu Politika kapsamında değerlendirilir.
Şirket bünyesindeki ilgili birimler ve çalışanlar, kişisel verilerin hukuka uygun şekilde elde edilmesi, işlenmesi, muhafaza edilmesi ve gerektiğinde imha edilmesine ilişkin şirket tarafından belirlenen kurallara uymakla yükümlüdür.
Kişisel verilere hukuka aykırı erişimin önlenmesi, gerekli teknik ve idari tedbirlerin uygulanması, çalışan farkındalığının sağlanması ve veri güvenliğinin korunmasına ilişkin çalışmalar ilgili görev ve yetkiler çerçevesinde yürütülür.
Kişisel veriler, şirketin faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde ve hukuka uygun olarak elektronik veya fiziksel kayıt ortamlarında muhafaza edilebilir.
Şirket tarafından işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süreler ile işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilir.
Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin tamamının ortadan kalkması halinde kişisel veriler, ilgili mevzuata uygun şekilde resen veya ilgili kişinin usulüne uygun talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
SRC GROUP PROJE ANONİM ŞİRKETİ, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, kişisel verilerin güvenli şekilde muhafazasını sağlamak amacıyla, faaliyetlerinin ve işlenen verilerin niteliğine uygun teknik tedbirleri uygular.
Saklama süresi sona eren veya işlenmesini gerektiren şartların tamamı ortadan kalkan kişisel veriler, ilgili mevzuata uygun yöntemlerle silinir.
Silme işlemi sonucunda kişisel veriler, ilgili kullanıcılar bakımından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Kişisel verilerin yok edilmesinin gerekli olduğu durumlarda, verinin bulunduğu kayıt ortamına uygun yöntem kullanılarak verilerin geri getirilemeyecek şekilde ortadan kaldırılması sağlanır.
Fiziksel belgeler uygun evrak imha yöntemleriyle; elektronik veya taşınabilir ortamlardaki veriler ise ilgili ortamın niteliğine uygun güvenli imha yöntemleriyle yok edilir.
Kişisel verilerin saklama süresi belirlenirken öncelikle ilgili mevzuatta belirlenmiş zorunlu saklama süreleri dikkate alınır.
Mevzuatta özel bir süre öngörülmemiş olması halinde kişisel veriler; işlenme amacı, şirketin hukuki yükümlülükleri, zamanaşımı süreleri ve ilgili süreçlerin gerektirdiği makul süre dikkate alınarak muhafaza edilir.
Saklama süresinin sona ermesi ve verinin işlenmesini gerektiren başka bir hukuki sebebin bulunmaması halinde kişisel veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların tamamının ortadan kalkması halinde, ilgili kişisel veriler şirket tarafından belirlenen periyodik imha süreçleri kapsamında değerlendirilir.
Periyodik imha işlemleri, ilgili mevzuat ve şirketin yürürlükte bulunan saklama-imha planı doğrultusunda gerçekleştirilir.
İşbu Politika elektronik ortamda yayımlanabilir ve şirket tarafından gerekli görülen diğer ortamlarda muhafaza edilebilir.
Politika; mevzuat değişiklikleri, şirket faaliyetleri, kişisel veri işleme süreçleri ve organizasyonel değişiklikler dikkate alınarak ihtiyaç halinde gözden geçirilir ve güncellenir.
İşbu Kişisel Verilerin Saklanması ve İmha Politikası, SRC GROUP PROJE ANONİM ŞİRKETİ tarafından onaylanarak yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.
Politikanın değiştirilmesi veya yürürlükten kaldırılması halinde eski nüshalar, uygulanabilir mevzuat ve şirket dokümantasyon kuralları doğrultusunda muhafaza edilir.
| Görev / Birim | Sorumluluk |
|---|---|
| Şirket Yönetimi | Politikanın uygulanmasının ve şirket genelinde gerekli tedbirlerin alınmasının sağlanmasından sorumludur. |
| İdari İşler / Yetkilendirilen Birim | Politikanın uygulanması, güncelliğinin takip edilmesi, ilgili kayıtların ve süreçlerin koordinasyonundan sorumludur. |
| Bilgi Sistemlerinden Sorumlu Kişi / Hizmet Sağlayıcı | Elektronik ortamlardaki erişim, güvenlik, yedekleme ve teknik imha işlemlerinin yetki ve sorumlulukları çerçevesinde yürütülmesini sağlar. |
| Tüm Birimler | Görev alanlarına giren kişisel veri işleme faaliyetlerinin Politikaya uygun yürütülmesinden sorumludur. |
| Elektronik Ortamlar | Elektronik Olmayan Ortamlar |
|---|---|
|
Bilgisayarlar Kurumsal e-posta sistemleri Sunucular / yetkilendirilmiş bulut sistemleri Mobil cihazlar İşletme yazılımları ve veri tabanları Taşınabilir veri ortamları Yedekleme ortamları |
Kâğıt belgeler Personel dosyaları Sözleşmeler Ticari belgeler Yazılı ve basılı kayıtlar Fiziksel arşivler |
| Kayıt Ortamı | Silme Yöntemi |
|---|---|
| Elektronik Sistemler | Saklama süresi sona eren kişisel veriler ilgili kullanıcılar bakımından erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir veya güvenli şekilde sistemden silinir. |
| Fiziksel Ortam | İlgili kişisel veriler yetkisiz kişilerin erişemeyeceği hale getirilir; gerekli durumlarda belge üzerindeki kişisel veri okunamayacak şekilde karartılır. |
| Taşınabilir Ortamlar | Veri ve ortamın niteliğine uygun güvenli silme, erişim kısıtlama veya şifreleme yöntemleri uygulanır. |
| Kayıt Ortamı | Yok Etme Yöntemi |
|---|---|
| Kâğıt / Fiziksel Ortam | Belgeler, içeriğin tekrar okunamayacağı ve geri getirilemeyeceği şekilde uygun evrak imha yöntemleri kullanılarak yok edilir. |
| Elektronik Ortam | Kişisel veriler, kullanılan sistem ve kayıt ortamının özelliklerine uygun güvenli veri imha yöntemleriyle geri getirilemeyecek şekilde yok edilir. |
| Taşınabilir / Manyetik Ortam | Ortamın niteliğine göre güvenli silme veya fiziksel imha yöntemleri uygulanır. |
Aşağıdaki süreler belirlenirken ilgili mevzuatta öngörülen zorunlu saklama süreleri esas alınır. Belirli bir veri veya süreç için farklı bir kanuni süre öngörülmüşse ilgili kanuni süre uygulanır.
| Süreç / Kayıt | Saklama Süresi | İmha Süresi / Yöntemi |
|---|---|---|
| İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıtları | İlgili mevzuatta öngörülen süre boyunca | Saklama süresinin ve işleme şartlarının sona ermesinden sonra uygun imha yöntemi uygulanır. |
| Personel ve Özlük Kayıtları | İş ilişkisinin sona ermesinden sonra ilgili mevzuat ve zamanaşımı süreleri boyunca | Saklama yükümlülüğünün sona ermesinden sonra uygun imha yöntemi uygulanır. |
| Bordro ve Ücret Kayıtları | İlgili iş, sosyal güvenlik, vergi ve diğer mevzuatta öngörülen süre boyunca | Yasal saklama yükümlülüğünün sona ermesinden sonra uygun imha yöntemi uygulanır. |
| Çalışan Adayı Başvuru Kayıtları | İşleme amacı ve hukuki sebebin devam ettiği makul süre boyunca | İşleme şartlarının ortadan kalkmasının ardından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. |
| Eğitim Kayıtları | İlgili mevzuat ve şirketin hukuki yükümlülükleri kapsamında gerekli süre boyunca | Saklama süresinin sona ermesinden sonra uygun imha yöntemi uygulanır. |
| Müşteri Sipariş ve Satış Kayıtları | Ticari ve vergisel mevzuat ile hukuki zamanaşımı sürelerinin gerektirdiği süre boyunca | Saklama yükümlülüğünün sona ermesinden sonra uygun imha yöntemi uygulanır. |
| Teklif ve Müşteri İletişim Kayıtları | İşleme amacı, ticari ilişki ve ilgili hukuki sebebin devam ettiği süre boyunca | İşleme şartlarının sona ermesinin ardından uygun imha yöntemi uygulanır. |
| Sözleşmeler | Sözleşme ilişkisinin sona ermesinden sonra uygulanabilir yasal zamanaşımı süreleri boyunca | Hukuki saklama gerekliliğinin sona ermesinden sonra uygun imha yöntemi uygulanır. |
| Fatura, Muhasebe ve Finans Kayıtları | Vergi ve ticaret mevzuatında öngörülen süre boyunca | Yasal saklama süresinin sona ermesinden sonra uygun imha yöntemi uygulanır. |
| Tedarikçi ve İş Ortağı Kayıtları | İş ilişkisinin devamı ve sonrasında ilgili mevzuat ile zamanaşımı sürelerinin gerektirdiği süre boyunca | Saklama şartlarının sona ermesinden sonra uygun imha yöntemi uygulanır. |
| Ziyaretçi Kayıtları | Güvenlik amacı ve hukuki gerekliliklerin gerektirdiği makul süre boyunca | İşleme amacının sona ermesinden sonra uygun imha yöntemi uygulanır. |
| Kamera Kayıtları | Güvenlik amacıyla gerekli olan, şirket tarafından belirlenen ve ölçülülük ilkesine uygun süre boyunca | Belirlenen sürenin sonunda sistem üzerinden silinir veya üzerine yeni kayıt yazılması suretiyle imha edilir. |
| İnternet Sitesi ve Elektronik İletişim Kayıtları | İşleme amacı ve ilgili mevzuatın gerektirdiği süre boyunca | İşleme şartlarının sona ermesinden sonra uygun imha yöntemi uygulanır. |
| Hukuki Uyuşmazlık ve Dava Dosyaları | İlgili hukuki sürecin ve uygulanabilir zamanaşımı sürelerinin sona ermesine kadar | Saklama gerekliliğinin sona ermesinden sonra uygun imha yöntemi uygulanır. |
İşbu Kişisel Verilerin Saklanması ve İmha Politikası, SRC GROUP PROJE ANONİM ŞİRKETİ'nin kişisel verilerin korunmasına ilişkin kurumsal yaklaşımını ve saklama-imha süreçlerine ilişkin temel esasları açıklamaktadır.
Politika; mevzuat değişiklikleri, şirket faaliyetlerinde meydana gelen değişiklikler veya kişisel veri işleme süreçlerindeki güncellemeler doğrultusunda gerektiğinde revize edilebilir.
